Bedrijfsvoering

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting financiële rechtmatigheid

Inleiding
Onderstaand is, conform de richtlijn van de commissie BBV, aanvullende informatie opgenomen over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Voor een goed begrip wordt geadviseerd eerst de 'Rechtmatigheidsverantwoording' in de jaarrekening (onderdeel Overzicht op de baten en lasten) te lezen.

Op financiële beheershandelingen zijn drie rechtmatigheidscriteria (begroting, voorwaarden, misbruik & oneigenlijk gebruik) van toepassing. Omdat het grensbedrag van € 1,4 mln. voor fouten is overschreden, worden de geconstateerde fouten boven de rapportagegrens van € 50.000 hieronder toegelicht en wordt aangeven welke maatregelen zijn of worden ondernomen om de vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Het grensbedrag van € 1,4 mln. voor onduidelijkheden wordt niet overschreden - omvang is € 654.000 - en worden in overeenstemming met de richtlijn niet nader toegelicht.

Begrotingscriterium
Op basis van de stand van de jaarrekening is de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld. Conform de kadernota rechtmatigheid 2024 zijn alle lastenoverschrijdingen van de begroting (exploitatie en investeringen) op het autorisatieniveau van de raad (= programmaniveau en kredietniveau) per definitie onrechtmatig. Omdat de rekening nooit gelijk is aan de begroting kunnen hierdoor snel begrotingsonrechtmatigheden ontstaan. Ondanks dat deze overschrijdingen moeten worden opgenomen als onrechtmatig, kunnen ze op basis van vastgelegde afspraken tussen de gemeenteraad en het college als 'acceptabel' worden beschouwd. Denk daarbij aan overschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten of in het geval van open einde (subsidie) regelingen. Bij de beoordeling van het 'acceptabel zijn' van overschrijdingen van lasten en kredieten wordt gebruik gemaakt van het kader zoals opgenomen in de notitie financieel afwijkingenbeleid uit 2017.

Er is sprake van een bedrag van € 3,1 mln. begrotingsonrechtmatigheid (het totaal van overschrijdingen van lasten op programmaniveau plus de overschrijdingen op investeringskredieten). Deze onrechtmatigheid is als geheel als 'acceptabel' beoordeeld, dus passend binnen de afspraken die met de gemeenteraad zijn gemaakt. Denk daarbij aan dekking van kostenoverschrijdingen door onttrekkingen aan reserves die vallen binnen het principebesluit (bijvoorbeeld bij de afrekening van de GRJR), dekking van hogere uitgaven door middel van hogere inkomsten vanuit het Rijk (bijvoorbeeld specifieke uitkeringen) of overschrijdingen van investeringskredieten waarbij de dekking zit in het krediet dat doorloopt in 2025.

Onderschrijdingen van lasten/ baten/ investeringen en overschrijdingen van baten zijn in de aard niet onrechtmatig, mits deze tijdig zijn gemeld aan de gemeenteraad.
Voor de beoordeling van de onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten en overschrijdingen van baten op tijdigheid is (nog) geen kader op papier vastgelegd. Gelet op de werkwijze uit het verleden kan worden gesteld dat voor afwijkingen van de begroting die ontstaan na de laatste tussenrapportage en 31 december het melden en verantwoorden van deze afwijkingen in de jaarrekening als tijdig wordt geduid. De toelichting op afwijkingen die zijn ontstaan na de laatste begrotingswijziging is te vinden in het Overzicht van baten en lasten in het jaarrekeninggedeelte.

Voorwaardencriterium
Ten aanzien van het voorwaardecriterium zijn in de processen Inkoop en aanbesteding en Subsidievaststellingen rechtmatigheidsfouten geconstateerd met een omvang van € 1,9 miljoen:

Toelichting

Subsidievaststellingen
Op het onderdeel Subsidievaststellingen zijn negen fouten geconstateerd met een totale omvang van € 70.000 en een onduidelijkheid van € 280.000. Het aantal fouten was aanleiding om de vastgestelde subsidies boven de € 50.000 integraal te controleren. Dit leidde tot de volgende bevindingen:

• In een geval zijn geen verantwoordingsstukken aanwezig en heeft de gemeente verzuimd te rappelleren. De vaststelling is ambtshalve uitgevoerd om de vaststellingstermijn niet te overschrijden. Deze fout heeft een omvang van € 70.000.
• In acht gevallen ontbreken de controleverklaringen terwijl dit volgens artikel 22 lid 2 sub c van de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Maassluis (Asm) is vereist. In de meeste gevallen is een samenstelverklaring in plaats van een controleverklaring door de organisaties aangeleverd. Omdat aan het ontbreken van de juiste verklaring geen financiële consequenties zijn verbonden, is er sprake van een formele fout en geen financiële rechtmatigheidsfout. Daarom wordt deze niet betrokken bij het oordeel over de rechtmatigheid.

In 2024 had het subsidieteam te kampen met onervarenheid van accounthouders, met extra subsidieaanvragen vanwege hoge energielasten, met het ontbreken van een coördinator/ vraagbaak en een disfunctionerend proces-ondersteunend informatiesysteem (doordat de leverancier het onderhoud beëindigde). Inmiddels is de coördinatorfunctie weer ingevuld en is een vervangend informatiesysteem in gebruik genomen. De accounthouders worden verder getraind waarbij ook de uitkomsten en kennis van de interne controle wordt betrokken.

Inkoop en aanbesteding
Op het onderdeel Inkoop en aanbesteding zijn zeven fouten geconstateerd met een totale omvang van € 1,9 miljoen en een onduidelijkheid van € 374.000:

• Zes fouten (€ 679.000) hebben betrekking op de inhuur van personeel. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de vervanging van tijdelijk door vast personeel in een aantal gevallen meer tijd kostte dan verwacht. Vanuit het behoud van slagkracht is dan gekozen voor het verlengen van de opdracht. Inmiddels is een aantal posten door vast personeel ingevuld en loopt de werving door.
• Een fout (€ 148.000) is een uit 2023 doorlopende fout door de afname van software voor de uitvoering van wettelijke taken en dienstverlening aan de stad. De totale meerjarige uitgave aan deze leverancier is boven de EU-aanbestedingsdrempel is uitgekomen. In 2025 wordt de vervanging via een EU-aanbestedingsprocedure in werking gezet.
• Drie fouten (€ 282.000) hebben betrekking op het inkopen van diensten. Bestaande contracten zijn verlengd waarmee de totale uitgaven boven de EU-aanbestedingsdrempel is uitgekomen. Twee van deze contracten zijn inmiddels na EU-aanbestedingsprocedures vernieuwd; de derde is onderhanden.
• Omdat het aantal fouten in de steekproef groter is dan vooraf verwacht (en waarmee de steekproefomvang is bepaald) dient de omvang van de niet-unieke fouten over de gehele populatie te worden geëxtrapoleerd. Dit levert een aanvullende financiële onrechtmatigheid op van € 807.000.

In 2024 vond de onderzochte inkoop van inhuur en andere leveringen en diensten op basis van contracten uit 2023 plaats. Veel van deze contracten zijn inmiddels vervangen; mede door de extra aandacht voor het inkoopproces in de gemeentelijke organisatie. Zo is de inhuur qua omvang fors gedaald en door vast personeel vervangen. Om onrechtmatige inhuur verder te voorkomen wordt een Dynamisch Aankoop Systeem overwogen. Een dergelijk systeem dat in de Aanbestedingswet 2012 is opgenomen, wordt door veel Nederlandse gemeenten ingezet.

Doorwerking fouten verbonden partijen
Van de controles van de verbonden partijen is de controle van ROGplus bij het uitbrengen van deze rekening nog niet afgerond. Mogelijk worden hier nog fouten geconstateerd die overgenomen moeten worden in de gemeentelijke jaarstukken. Als dit het geval is dan wordt dit voor het vaststellen van de jaarstukken bekendgemaakt. Vanuit de controles bij andere verbonden partijen zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die bij het gemeentelijke rechtmatigheidsoordeel moeten worden betrokken.

M&O-criterium
Het derde criterium met betrekking tot de rechtmatigheid is die met betrekking tot misbruik- en oneigenlijk gebruik (M&O). In 2024 is het M&O-beleid voor deze regelingen door de gemeenteraad vastgesteld, waarmee er een kader is om M&O te voorkomen, mitigeren en herstellen. Er zijn geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van de door de gemeente zelf uitgevoerde gemeentelijke regelingen.
De gemeenschappelijke regelingen Rogplus en SOW, die voor de gemeente een groot deel van de landelijke regelingen uitvoeren, rapporteren M&O-bevindingen in hun jaarverslag.